Datenschutz

Datenschutzhinweise – Einleitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Um Ihnen größtmögliche Transparenz zu bieten, haben wir unsere Datenschutzhinweise in zwei Abschnitte gegliedert:

Teil A: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Website & Online-Dienste

In diesem Abschnitt informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website sowie der Nutzung unserer Online-Dienste erfolgt (z. B. Cookies, Hosting, Analysetools, eingebundene Inhalte).

Teil B: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit

Dieser Abschnitt beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die wir im Rahmen unserer Tätigkeit als Immobilien- und Facility-Dienstleister vornehmen (z. B. Immobilienver-mittlung, Bewertung, Hausverwaltung, Facility Management, Zusammenarbeit mit Dienstleistern und Versicherungen).

Beide Teile ergänzen sich und bilden zusammen unsere vollständige Datenschutzerklärung.

Datenschutzerklärung

Teil A: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Website & Online-Dienste

Datenschutzerklärung

Teil B: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Immoello – Immobilien & Facility Management
Inhaber: Deniz Sahin
Augustastraße 12, 45879 Gelsenkirchen
Telefon: 0209 – 580 219 20
E-Mail: info@immoello.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzliche Verpflichtung nach § 38 BDSG für unser Unternehmen aufgrund der Betriebsgröße derzeit nicht besteht.

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie Name, Anschrift, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Objektinformationen oder Bankverbindungen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur, soweit sie für die Erbringung unserer Dienstleistungen, die Vertragserfüllung, die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen oder die Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

3. Kategorien betroffener Personen und Datenquellen

Von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffen sind insbesondere:
– Eigentümer, Verkäufer und Vermieter
– Kauf- und Mietinteressenten
– Mieter, Wohnungseigentümergemeinschaften und deren Beiräte
– Dienstleister, Handwerker und Subunternehmer
– Bewerberinnen und Bewerber

Wir erheben Daten überwiegend direkt bei den Betroffenen. Darüber hinaus verarbeiten wir Daten, die uns von Dritten übermittelt werden, insbesondere durch Eigentümer, Immobilienportale, Banken, Finanzdienstleister, Auskunfteien, Handwerker, Versicherungen sowie durch Behörden oder öffentliche Register (z. B. Grundbuch- und Katasterämter).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Details siehe folgende Unterpunkte:

4.1 Immobilienvermittlung (Verkauf und Vermietung)

Zur Anbahnung und Durchführung von Miet- und Kaufverträgen verarbeiten wir personenbezogene Daten. Dies umfasst die Erstellung von Exposés, die Organisation von Besichtigungen, die Anfertigung von Foto-, Video- und 360°-Aufnahmen einschließlich Drohnenaufnahmen sowie die Vermittlung von Finanzierungen über Partnerbanken und Finanzdienstleister.

Verarbeitet werden insbesondere Kontaktdaten, Identifikationsdaten, Bonitäts- und Finanzierungsunterlagen (z. B. SCHUFA-Auskunft, Einkommens- und Beschäftigungsnachweise, Kontoauszüge), Bankverbindungen sowie Bild- und Videodaten. Empfänger sind Eigentümer, Vermieter, Verkäufer, Notare, Banken, Finanzdienstleister und ggf. Behörden wie Grundbuchämter.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung und -durchführung), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für Aufnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Vermittlung).

4.2 Immobilienbewertung und Gutachten

Zur Erstellung von Markt- und Verkehrswertgutachten sowie Restnutzungsdauerberechnungen verarbeiten wir Eigentümerdaten, Grundbuch- und Katasterauszüge, Bau- und Energieunterlagen, Vergleichsdaten sowie Foto- und Videodaten.

Empfänger sind Auftraggeber wie Eigentümer, Banken, Gerichte oder Behörden.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an fachgerechter Bewertung).

4.3 Hausverwaltung

Im Rahmen der Hausverwaltung verarbeiten wir personenbezogene Daten zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Miet-, WEG- und Gewerbeobjekten. Dies umfasst die Erstellung und den Versand von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen, die Organisation und Dokumentation von Eigentümerversammlungen, die Durchführung von Wohnungsübergaben und -abnahmen einschließlich Fotoprotokollen, die Bearbeitung von Mieterhöhungen und Kündigungen, die Abwicklung von Schadensfällen einschließlich Versicherungsprozessen sowie das Mahnwesen.

Verarbeitet werden Vertrags- und Abrechnungsdaten, Zahlungsdaten einschließlich Rückständen, Kontaktdaten, Foto- und Videodokumentationen sowie Schadensmeldungen. Empfänger sind Wohnungseigentümergemeinschaften, Abrechnungsdienstleister, Handwerker, Versicherungen, Banken, Rechtsanwälte und Gerichte.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Verwaltung und Schadensregulierung).

4.4 Facility Management

Im Facility Management verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Durchführung von Reinigungsleistungen, Gartenpflege, Winterdiensten, Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten sowie zur Organisation von Rückbau-, Entrümpelungs- und Entsorgungsmaßnahmen. Zudem koordinieren wir die Zusammenarbeit mit Subunternehmern und Handwerksfirmen.

Verarbeitet werden insbesondere Kontaktdaten zur Terminvereinbarung, Auftrags- und Schadensdaten sowie Foto- und Videodokumentationen. Empfänger sind Handwerksbetriebe, Subunternehmer, Facility-Dienstleister und Entsorgungsunternehmen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Abwicklung).

4.5 Versicherungen und Schadensabwicklung

Zur Bearbeitung von Schadensfällen verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Schadensregulierungen mit Versicherungen vorzunehmen. Hierzu gehören die Aufnahme und Dokumentation des Schadensfalls, Kontaktdaten von Betroffenen, Angaben zu Verantwortlichkeiten sowie Bild- und Videomaterial zur Beweissicherung.

Empfänger sind Versicherungen, Gutachter, Behörden und ggf. Gerichte oder Rechtsanwälte.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Schadensabwicklung im Rahmen von Verträgen) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sachgerechter Regulierung und Beweissicherung).

5. Bonitäts- und Unternehmensprüfungen

Zur Absicherung von Verträgen führen wir Bonitätsprüfungen bei Privatpersonen und Unternehmen durch. Hierfür holen wir Auskünfte bei Wirtschaftsauskunfteien (z. B. SCHUFA, Creditreform) ein.

Verarbeitet werden Identitäts- und Kontaktdaten sowie Informationen zum Zahlungsverhalten. Empfänger sind Auskunfteien und Banken.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Risikominimierung).

6. Foto-, Video- und 360°-Aufnahmen

Zur Vermarktung, Bewertung und Dokumentation fertigen wir Foto-, Video- und 360°-Aufnahmen, ggf. mit Drohnen, an. Personen, Kfz-Kennzeichen oder Nachbargrundstücke werden nur erfasst, wenn unvermeidbar; in diesen Fällen erfolgt Unkenntlichmachung oder Einwilligung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sachgerechter Vermarktung und Dokumentation).

7. Schlüsselverwaltung

Im Rahmen der Hausverwaltung und des Facility Managements übernehmen wir die Verwaltung von Objekt- und Mieterschlüsseln. Diese werden ausschließlich zu den vereinbarten Zwecken verwendet, sicher verwahrt und nur an berechtigte Personen herausgegeben.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer Verwaltung).

8. Bewerbungen

Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Arbeitsverhältnisses verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG.
Speicherdauer: Löschung spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine Einwilligung zur längeren Aufbewahrung vorliegt.

9. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Angaben zur Schwerbehinderung) verarbeiten wir nur, wenn dies für die Erfüllung eines Zwecks erforderlich ist und Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

10. Kommunikation und IT-Sicherheit

Die Kommunikation erfolgt in der Regel per Telefon oder E-Mail; in Einzelfällen nutzen wir Messenger-Dienste wie WhatsApp Business. Wir weisen darauf hin, dass bei elektronischer Kommunikation Sicherheitsrisiken bestehen können. Wir sichern unsere Systeme jedoch nach dem Stand der Technik, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Veränderung zu schützen.

Soweit Dienste eingesetzt werden, die Datenübermittlungen in Drittländer ermöglichen, stellen wir die Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO sicher, insbesondere durch Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Garantien.

11. Videoüberwachung

Sofern wir Videoüberwachungssysteme einsetzen oder im Auftrag von Eigentümern koordinieren, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich zum Schutz von Personen und Sachen, zur Wahrnehmung des Hausrechts sowie zur Aufklärung von Straftaten.

Die Aufzeichnungen werden grundsätzlich nach 72 Stunden automatisch gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur im begründeten Einzelfall, etwa wenn konkrete Vorfälle festgestellt werden, die eine Beweissicherung oder Durchsetzung rechtlicher Ansprüche erfordern. In diesen Fällen werden die Aufnahmen spätestens nach zehn Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht oder behördliche Anordnung eine längere Aufbewahrung verlangt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Eigentumsschutz).

12. Weitergabe an Dritte und Auftragsverarbeitung

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben.

Typische Empfänger: Eigentümer, Vermieter, Verkäufer, Banken, Versicherungen, Notare, Steuerberater, Behörden, Gerichte, Handwerker, Subunternehmer, Facility-Dienstleister und Entsorgungsunternehmen.

Sofern wir Auftragsverarbeiter einsetzen, verpflichten wir diese vertraglich nach Art. 28 DSGVO zur Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Anforderungen.

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

– Vertrags- und Abrechnungsunterlagen: 10 Jahre (§§ 147 AO, 257 HGB)
– Verwaltungs- und Schadensunterlagen, inkl. Übergabe- und Abnahmeprotokollen: bis zum Ablauf der Verjährungsfristen (regelmäßig 3 Jahre ab Jahresende)
– Interessentendaten ohne Vertragsabschluss: max. 2 Jahre
– Bewerbungsunterlagen: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (sofern keine Einwilligung für längere Speicherung vorliegt)

Nach Ablauf werden Daten gelöscht oder anonymisiert.

14. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Durchführung von Verträgen sowie für die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich. Ohne diese Daten ist eine ordnungsgemäße Vertragserfüllung nicht möglich.

15. Keine automatisierten Entscheidungen

Wir setzen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungsverfahren, einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO, ein.

16. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben das Recht auf:

– Auskunft (Art. 15 DSGVO)
– Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
– Löschung (Art. 17 DSGVO)
– Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
– Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
– Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Beschwerden können an die zuständige Aufsichtsbehörde gerichtet werden:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW),

Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf,
Telefon: 0211 38424-0,
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

17. Stand und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem 08. Oktober 2025. Wir behalten uns vor, sie bei Änderungen der Rechtslage oder unserer Dienstleistungen anzupassen.

Sicherheitssymbol und Datenschutzerklärung

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